Registro de herramientas de IA en la empresa: guía práctica

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Un registro de herramientas de IA es una tabla donde la empresa anota qué herramientas utiliza, quién se responsabiliza de ellas y qué categorías de datos se introducen. El AI Act no exige expresamente este registro a las empresas que usan asistentes y chats ya disponibles, pero sin una lista resulta difícil saber qué herramientas se están utilizando. Aquí tienes 10 campos, ejemplos y un plan para preparar una primera versión en una hora.

Para qué sirve un registro de herramientas de IA

Muchas empresas no saben cuántas herramientas de IA utilizan. El chat es solo el principio: también hay IA en los paquetes ofimáticos, los CRM, las herramientas de traducción, los programas de diseño y los sistemas de selección de personal. El registro ayuda a organizar cuatro aspectos:

• Competencias (art. 4). La norma exige tener en cuenta el contexto en el que se utilizan los sistemas. Sin una lista de herramientas, la formación se queda en algo genérico. Más detalles en el artículo sobre el artículo 4 del AI Act.
• Transparencia (art. 50). El registro permite identificar qué herramientas generan imágenes, vídeos y audio para publicar, y dónde hay un chatbot de atención al cliente.
• Prohibiciones (art. 5). Si alguien incluye una herramienta que analiza las emociones de los trabajadores, queda a la vista.
• Alto riesgo (art. 6 y anexo III). La IA utilizada en selección de personal, evaluación crediticia o educación requiere un plan para el 2 de diciembre de 2027. Más información en el artículo sobre sistemas de alto riesgo.

Los 10 campos del registro

No incluyas contraseñas, claves de API ni el contenido de documentos de clientes. El registro debe indicar dónde están las decisiones y quién se responsabiliza de ellas; no sustituye la documentación del proveedor.

Plan para crear el registro en una hora

La primera versión no tiene que ser perfecta. Así repartiría 60 minutos en una empresa de hasta unas decenas de personas:

1. Recopila la lista (20 min). Envía a cada departamento una sola pregunta: «¿Qué herramientas o funciones de IA utilizas en el trabajo, aunque sea una vez al mes?». Añade ejemplos: asistente del paquete ofimático, traductor, generador de imágenes y funciones de IA del CRM. Pide que respondan sin incluir ejemplos confidenciales.
2. Unifica los duplicados (10 min). Que cinco personas mencionen «ChatGPT» puede significar que hay cinco cuentas distintas. Separa las entradas por versión: cuenta de empresa con contrato o cuenta personal.
3. Datos y papel (10 min). Para cada entrada, indica qué categorías de datos se introducen y si la empresa solo utiliza la herramienta o la ofrece con su propio nombre.
4. Riesgo (10 min). Marca las entradas que generan contenidos para publicar (art. 50), que se utilizan con candidatos o empleados (posible alto riesgo) o que no deberían utilizarse (art. 5).
5. Responsables y fecha (5 min). Asigna a cada herramienta un puesto o función responsable de la entrada.
6. Versión (5 min). Guarda el archivo con número de versión y fecha en una ubicación a la que puedas acceder a distancia.

Encontrarás los campos y una plantilla CSV abierta en el modelo de registro de herramientas de IA de mi proyecto Biegli w AI, sobre el que escribo como autor.

Ejemplos de entradas

Tres ejemplos ficticios para una agencia pequeña, para mostrar el nivel de detalle:

Errores frecuentes

• Registrar solo los chats. Se dejan fuera las funciones de IA de programas que la empresa ya había adquirido para otros fines.
• Confiar en lo declarado sin comprobarlo. Que un empleado incluya una herramienta no significa que su uso esté aprobado. El registro debería tener una columna «aprobada: sí/no».
• Incluir datos personales en el registro. Anota la categoría («datos de contacto de clientes»), no personas concretas.
• Olvidar la fecha de revisión. Los planes y las funciones de las herramientas cambian cada pocos meses. Sin fecha, el registro puede quedar desactualizado en seis meses.
• Dejar el registro en un cajón. Una lista que el equipo desconoce no sirve para la formación. Haz referencia a ella en la política de uso de la IA.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener un registro de herramientas de IA?

Para una empresa que solo utiliza herramientas ya disponibles, el AI Act no exige expresamente un registro. Es una forma práctica de demostrar que la empresa sabe qué herramientas utiliza y que ha tomado medidas conforme al artículo 4.

¿En qué se diferencia el registro interno de la base de datos europea de sistemas de alto riesgo?

La base de datos europea prevista en los artículos 49 y 71 del AI Act se refiere al registro de sistemas de alto riesgo por parte de proveedores y algunos responsables del despliegue. El registro interno de herramientas es un documento de la empresa para organizar su propio uso.

¿En qué formato conviene llevar el registro?

Basta con una hoja de cálculo o un archivo CSV. Lo importante es que incluya una versión y una fecha, y que se pueda consultar a distancia.

¿Cada cuánto hay que actualizar el registro?

Con cada herramienta nueva y, como mínimo, cada 6-12 meses. Una buena ocasión es cuando se actualiza la formación.

¿Quién debería llevar el registro?

Una persona o un puesto, por ejemplo, un responsable de operaciones o alguien de TI. Los departamentos comunican los cambios y la persona responsable del registro los aprueba.

Esto no es asesoramiento jurídico. Si tienes dudas sobre si una herramienta concreta es un sistema de alto riesgo, consulta a un profesional cualificado.

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Kinetyra